OMAVALVONTASUUNNITELMA

SOSIAALIPALVELUJEN OMAVALVONTASUUNNITELMA

 

Amanihoiva Kotihoito Oy:n omavalvontasuunnitelma

Omavalvontasuunnitelman hyväksymisajankohta                   20.1.2025

Palveluyksikön toiminnasta

vastaavan allekirjoitus ja tehtävänimike                                     Faisa Egge, toimitusjohtaja

———————————————————————————————————–

Sisällys

1. Johdanto

2. Soveltamisala

3. Omavalvontasuunnitelman sisältö

3.1 Palveluntuottajaa, palveluyksikköä, omavalvontasuunnitelmaa ja toimintaa koskevat tiedot

3.1.1 Omavalvontasuunnitelman laatiminen

3.1.2 Toiminta-ajatus, toimintaperiaatteet ja arvot

3.2 Asiakasturvallisuus

3.2.1 Palveluiden laadulliset edellytykset

3.2.2 Vastuu palveluiden laadusta

3.2.3 Asiakkaan asema ja oikeudet

3.2.4 Muistutusten käsittely

3.2.5 Henkilöstö

3.2.6 Asiakastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta

3.2.7 Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi

3.2.8 Toimitilat ja välineet

3.2.9 Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

3.2.10 Lääkehoitosuunnitelma

3.2.11 Asiakastietojen käsittely ja tietosuoja

3.2.12 Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen hyödyntäminen

3.3 Omavalvonnan riskien hallinta

3.3.1 Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen

3.3.2 Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely

3.3.3 Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen

3.3.4 Ostopalvelut ja alihankinta

3.3.5 Valmius ja jatkuvuudenhallinta

4. Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

4.1 Toimeenpano

4.2 Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

———————————————————————————————-

1. Johdanto

Sosiaali- ja terveydenhuollon omavalvonta perustuu palveluyksikössä toteutettavaan riskienhallintatyöhön, jossa toimintaa ja prosesseja arvioidaan laadun ja turvallisuuden sekä saadun palautteen näkökulmasta. Omavalvontasuunnitelma on suunnitelma siitä, miten palveluyksikössä käytännön toimenpitein varmistetaan, seurataan ja arvioidaan oman toiminnan laatua ja turvallisuutta. Palveluyksikkökohtaisen omavalvontasuunnitelman laatiminen perustuu lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta (741/2023) ja sen 27 §:n mukaiseen suunnitelman laatimisvelvoitteeseen Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta 741/2023 – Säädökset alkuperäisinä -FINLEX ®

2. Soveltamisala

Tämä määräys perustuu valvontalain 31 §:n 2 momenttiin, jonka perusteella Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto (Valvira) voi antaa tarkempia määräyksiä omavalvontasuunnitelman sisällöstä, laatimisesta ja seurannasta. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluyksikön omavalvontasuunnitelma | Valvira

Määräys koskee valvontalain 4 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaisia sosiaali- tai terveyspalveluita tuottavia palveluntuottajia, joiden on lain 27 §:n perusteella laadittava palveluyksiköittäin omavalvontasuunnitelma.

3. Omavalvontasuunnitelman sisältö

3.1 Palveluntuottajaa, palveluyksikköä, omavalvontasuunnitelmaa ja toimintaa koskevat tiedot

Palveluntuottajan perustiedot
Yrityksen nimi:	Amanihoiva Kotihoito Oy
osoite:	Pitkänsillankatu 6 A 1
postinumero ja postitoimipaikka:	67100 Kokkola
puhelinnumero:	0445066030
sähköpostisoite:	amanihoiva@hotmail.com
Y-tunnus:	2700082-8
Soteri rekisteröintinumero:	1.2.246.10.27000828.10.0
vastuuhenkilön nimi:	Faisa Egge
tehtävänimike:	toimitusjohtaja (terveydenhoitaja, sairaanhoitaja)

Asiakasryhmä, joille palvelua tuotetaan:	vanhukset, vammaiset, sairaat.
Paikkamäärä:	Vanhusten kotihoito 22 asiakaspaikkaa, vammaisten henkilökohtainen apu 15 asiakaspaikkaa, muut apua tarvitsevat 5 asiakaspaikkaa
Hyvinvointialueet, joille palvelua tuotetaan:	Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue

3.1.1 Omavalvontasuunnitelman laatiminen

Omavalvontasuunnitelma käydään läpi ja päivitetään vuosittain ja lisäksi aina, kun toiminnassa tapahtuu palvelujen laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Muutoksista tiedotetaan henkilöstöä.

Koko Amanihoiva Kotihoidon henkilöstöllä on ollut mahdollisuus osallistua omavalvontasuunnitelman työstämiseen. Omavalvontasuunnitelman on päivittänyt yksikön esihenkilö yhdessä hallintohenkilön kanssa, jonka jälkeen omavalvontasuunnitelma on annettu henkilöstölle luettavaksi ja kommentoitavaksi. Lisäksi omavalvontasuunnitelma käsitellään yhdessä yksikön henkilöstöpalavereissa.

Omavalvonnan suunnittelusta ja seurannasta vastaava henkilö ja yhteystiedot: Faisa Egge, 0445066030, amanihoiva@hotmail.com.

3.1.2 Toiminta-ajatus, toimintaperiaatteet ja arvot

Toiminta-ajatus:

Amanihoiva Kotihoito Oy on yksityinen sosiaalipalvelualan yritys. Tarjoamme asiakkaiden kotona suoritettavaa palvelua, kuten ikääntyneiden ja muiden apua tarvitsevien (esimerkiksi sairaiden) kotihoitoa sekä henkilökohtaisen avun palveluita vammaisille.  

Toimintaperiaatteet ja arvot:

Amanihoivan arvoja ovat asiakkaista välittäminen, vanhusten arvostaminen, ahkeruus ja positiivinen asenne työhön, luotettavuus ja läsnäolo.

Uskomme, että asuminen kotona sekä palveluiden tarjoaminen kotiin lisää asiakkaan tunnetta itsenäisyydestä ja kokemusta arvokkuudesta. Tällä tavoin asiakkaiden toimintakyky säilyy ja voimme ylläpitää heidän terveyttään ja hyvinvointiaan. Haluamme lisätä asiakkaiden turvallisuuden tunnetta ja siten parantaa heidän kykyä pärjätä kotona.

Toiminta-ajatuksenamme on tarjota laadukasta ja kiireetöntä palvelua asiakkaiden kodeissa ja kodin ulkopuolella. 

Hoitoideologiamme on ylläpitää asiakkaan toimintakykyä, terveyttä ja hyvinvointia ja siten edesauttaa asiakkaan kotona pärjäämistä mahdollisimman pitkään. Työskentelemme tiiviissä yhteistyössä asiakkaan, omaisten ja muiden hoitoon osallistuvien kanssa.

Laaditun hoito- ja palvelusuunnitelman mukaisesti tarjoamme sovittuja palveluita toimintakykyä ylläpitävällä ja kuntouttavalla työotteella.

Amanihoivan perustajan Faisa Eggen juuret ovat Keniassa. Tämä nähdään yrityksen vahvuutena, ja yritys yhdistääkin palvelussaan suomalaisen ja kenialaisen kulttuurin parhaat puolet. Henkilöstöllä on suomalainen koulutus ja ammattitaito, ja työssä noudatetaan suomalaisia toimintatapoja. Kenialaisia arvoja ovat vanhuksista välittäminen ja heidän kunnioittaminen sekä korkea työmoraali ja ahkeruus. Jokainen asiakas halutaan hoitaa hyvin ja ottaen huomioon hänen yksilölliset tarpeensa. Amanihoiva on myös monikulttuurinen yritys, sillä Faisa Eggen lisäksi yrityksessä työskentelee muitakin maahanmuuttajataustaisia työntekijöitä kantasuomalaisten työntekijöiden lisäksi.    

3.2 Asiakasturvallisuus

3.2.1 Palveluiden laadulliset edellytykset

Amanihoiva Kotihoito tarjoaa asiakkailleen laadukkaita ja yhdenvertaisia palveluja. Palvelujen laatua ja asiakasturvallisuutta seurataan säännöllisesti. Seurannan perusteella palveluja kehitetään. Asiakkaiden kokemuksia saamastaan hoidosta arvioidaan asiakaspalautteilla. Palautteita hyödynnetään toiminnan kehittämisessä ja hoidon laadun seurannassa. Soiten kotisairaanhoitaja tekee asiakkaille RAI-arvioinnit.

Haitta- ja vaaratapahtumien kirjaaminen on tärkeä osa laadunvalvontaa. Lääkehoitoon, tapaturmiin, onnettomuuksiin ja väkivaltaan yms. liittyvät vaaratilanneilmoitukset kirjataan ja niitä seurataan. Lisäksi tiedonkulkuun ja tiedonvälitykseen liittyviä epäkohtailmoituksia seurataan säännöllisesti.

Kaikki työntekijät perehdytetään ja osaaminen varmistetaan. Henkilöstö osallistuu koulutuksiin säännöllisesti. Jokaisen asiakkaan hoito perustuu yksilöllisesti laadittuun ajantasaiseen suunnitelmaan, joka päivitetään säännöllisesti. Riskienhallinta on osa päivittäistä toimintaa, ja kaikki tapahtuneet sekä läheltä piti -tapaukset raportoidaan, analysoidaan ja käsitellään. Esihenkilö käsittelee kaikki haittatapahtumat ja niitä käsitellään myös henkilöstöpalavereissa ja pyritään yhdessä löytämään toimintaa kehittäviä työtapoja. Esihenkilö vastaa uusien työntekijöiden perehdyttämisestä perehdytyssuunnitelmaa hyödyntäen. Vastuu perehdyttämisestä on myös kokeneilla työntekijöillä, koska he välittävät työpaikan turvallisuuskulttuuria.

3.2.2 Vastuu palveluiden laadusta

Amanihoiva Kotihoito on melko pieni, paikallinen yritys, jossa yrityksen omistajayrittäjä, toimitusjohtaja Faisa Egge vastaa kokonaisuudessaan Amanihoiva kotihoidon toiminnasta. Hän on hoitajien esihenkilö ja yrityksen vastuuhoitaja. Hän seuraa toimintaa ja vastaa päivittäin esiin tulevista haasteista, kuten työturvallisuudesta, palvelun laadusta ja henkilöstön riittävyydestä sekä tukee henkilökuntaa. Esihenkilön vastuulla on perehdyttää henkilökunta omavalvonnan periaatteisiin ja toimeenpanoon mukaan lukien henkilökunnalle laissa asetettuun velvollisuuteen ilmoittaa asiakasturvallisuutta koskevista epäkohdista ja niiden uhista. Riskienhallinta ja omavalvonta ovat osa jokapäiväistä arjen työtä palveluissa. Lisäksi Amanihoiva Kotihoidossa toimii henkilöstö- ja taloushallinnon päällikkö Maria Rintamäki, jonka toimenkuvaan kuuluu hallinnolliset asiat ja hän toimii myös yrityksen tietosuojavastaavana.

3.2.3 Asiakkaan asema ja oikeudet

Palvelun tarve ja hoito- ja palvelusuunnitelmat

Asiakkaiden palvelun tarve arvioidaan yhteistyössä Soiten kanssa. Soite myöntää asiakkaan tarpeita vastaavat palvelusetelin tai ostopalvelusopimuksen ja niiden tuntimäärät. Mikäli hoitajamme toteavat asiakkaalle myönnetyn ajan olevan riittämätön hoitosuunnitelman toteuttamiseen, pyydämme lisäystä palvelusetelin tai ostopalvelusopimuksen tunteihin. Asiakkaan palveluntarve voi muuttua myös siten, että tarvitaan lisää käyntejä päivään, jolloin myös asiaa arvioidaan yhdessä Soiten kotisairaanhoitajan kanssa, joka tarvittaessa myöntää lisäyksen käyntimääriin.  

Soiten kotisairaanhoitaja laatii kotihoidon asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmat yhteistyössä kanssamme. Asiakkaan ja omaisten toiveet ja tarpeet otetaan huomioon hoito- ja palvelusuunnitelmaa tehdessä. Suunnitelmat päivitetään tarvittaessa, mutta vähintään vuosittain. Hoito- ja palvelusuunnitelmista käy ilmi asiakkaan esitiedot, hoitotahto, toimintakyky, apuvälineet, palvelukokonaisuus, Amanihoiva Kotihoidon käyntien määrät ja ajat, työnjako kotihoidon ja kotisairaanhoidon kesken, hoidon tarve, hoidon tavoitteet, kuvaus hoitotoimista ja muista avuista, joita hoitajamme asiakaskäynneillä antaa sekä hoidon tulokset.

Asiakas voi esittää toiveita esimerkiksi siitä, mihin aikaan hän haluaa hoitajien tekevän käynnit ja toiveita pyritään noudattamaan. Käyntiaikojen suunnittelussa otetaan huomioon asiakkaan yksilölliset tarpeet esimerkiksi lääkitykseen tai päivärytmiin liittyen. Hoitotoimet ja avut asiakkaalle suunnitellaan asiakkaan toimintakyvyn ja yksilöllisten tarpeiden mukaan.

Hoito- ja palvelusuunnitelmat annetaan myös henkilöstön luettavaksi, ja niiden sisältöä käydään läpi myös henkilöstöpalavereissa. Myös tarpeista muuttaa hoito- ja palvelusuunnitelmaa käydään keskustelua henkilöstön kanssa. Päivittäisessä hoitotyössä hoitajat jatkuvasti arvoivat hoito- ja palvelusuunnitelman toteutumista ja ajantasaisuutta ja raportoivat tarpeista muuttaa hoito- ja palvelusuunnitelmaa.

Henkilökohtaisen avun toteuttamissuunnitelmat ja palvelusopimukset tehdään yhdessä asiakkaan ja avustajan kanssa.

Asiakkaan informointi

Asiakasta informoidaan kirjallisesti hänen käytettävissään olevista oikeusturvakeinoista (mahdollisuus antaa palautetta tai tehdä muistutus/kantelu). Palautetta voi antaa suoraan palveluntuottajalle joko puhelimitse, sähköpostilla, palveluntuottajan omien nettisivujen kautta osoitteessa Amanihoiva.fi tai kirjeitse. Myös suoraan hoitajille tai avustajille voi antaa palautetta, ja hoitajat vievät palautteen esimiehen tietoon. Kaikki palautteet käsitellään ja asiakkaalle vastataan. Tarvittaessa suunnitellaan korjaavat toimenpiteet ja tiedotetaan niistä henkilöstölle. Jos ilmenee, että asiakasta on kohdeltu epäasiallisesti tai loukkaavasti tai jos asiakas ei ole tyytyväinen saamaansa hoitoon, otetaan asia viipymättä keskusteluun asianomaisten henkilöiden kanssa. Asia pyritään selvittämään ja korjaamaan siihen liittyvien osapuolten kanssa järjestämällä palaveri asiasta. Tarpeen mukaan laaditaan kirjallinen selvitys ja jatkotoimenpidemenettelyistä sovitaan osapuolten kanssa.

Tyytymätön asiakas / omainen voi tehdä muistutuksen. Vastaus muistutuksesta annetaan kirjallisesti mahdollisimman nopeasti asiakkaalle. Kirjallinen vastaus sisältää ratkaisun perustelut sekä selkeästi ne toimenpiteet, joihin muistutuksen johdosta ryhdytään.   

Asiakasturvallisuuteen liittyvistä epäkohdista asiakas, omainen tai henkilöstö voi tehdä Soite.fi sivujen kautta ilmoituksen hyvinvointialueelle.

Itsemääräämisoikeus

”Itsemääräämisoikeus on sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa johtava periaate, ja se tarkoittaa yksilön oikeutta määrätä omasta elämästään ja oikeutta päättää itseään koskevista asioista. Sosiaalihuollon palveluissa pitää ensisijaisesti ottaa huomioon asiakkaan toivomukset ja mielipide. Asiakkaalle pitää antaa mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa palvelujensa suunnitteluun ja toteuttamiseen. Itsemääräämisoikeuteen kuuluu myös se, että asiakkaalla on oikeus tehdä muiden mielestä vääriä valintoja. Jos asiakas ei sairauden tai muun vastaavan syyn vuoksi pysty ilmaisemaan mielipidettään, asiakkaan tahtoa pitää selvittää yhdessä hänen laillisen edustajansa, omaisensa tai läheisensä kanssa. Ensisijaisesti huomioidaan asiakkaan etu.” (Itsemääräämisoikeus | Valvira)

Palvelu järjestetään asiakaslähtöisesti, kunnioittaen asiakkaiden itsemääräämisoikeutta ja kuullen heidän toiveitaan palveluja suunniteltaessa. Lähtökohtana on asiakkaiden tasavertainen ja oikeudenmukainen kohtelu. Asiakkaiden yksilöllisiin palvelutarpeisiin vastataan monimuotoisilla ja joustavilla palveluilla yhteistyössä omaisten, läheisten ja eri toimijoiden kanssa. Palveluja annetaan kotona ja sen ulkopuolella, tavoitteena edistää asiakkaiden oman elämän hallintaa ja osallisuutta. Ensisijaisena periaatteena järjestelyissä on, että asiakkaat voivat asua kotona turvallisesti mahdollisimman pitkään.

Mikäli havaitaan asiakkaan tarvitsevan edunvalvontaa, otetaan tilanteen mukaan yhteyttä joko asiakkaan läheiseen tai kotisairaanhoitajaan, joka voi viedä asiaa eteenpäin sosiaalityöntekijälle. Jos täysi-ikäinen asiakas on henkilöään tai varallisuuttaan koskevassa asiassa ilmeisen edunvalvonnan tarpeessa, tulee hänestä tehdä holhoustoimesta annetun lain (442/1999) 91 §:ssä tarkoitettu ilmoitus holhousviranomaiselle edunvalvojan määräämiseksi asiakkaalle. Mikäli aihetta, voi hoitohenkilöstö asiakkaan kanssa ottaa puheeksi edunvalvonnan tarpeen. Kun henkilö ei pysty hoitamaan asioitaan itse esimerkiksi sairauden tai vammautumisen takia, on etsittävä ratkaisu, miten hänen asioitaan hoidetaan hänen puolestaan.

Henkilökunnan tehtävänä on kunnioittaa ja vahvistaa asiakaan itsemääräämisoikeutta ja tukea hänen osallistumistaan palvelujen suunnitteluun ja toteuttamiseen. Mikäli palvelua ei pystytä toteuttamaan turvallisesti ilman itsemääräämisoikeuteen kohdennettavia rajoittamistoimenpiteitä, keskustellaan Soiten kotisairaanhoitajan sekä asiakkaan omaisten kanssa asiasta, ja tarvittaessa konsultoidaan lääkäriä, joka tarvittaessa tekee päätöksen rajoittamistoimista.

Sosiaali- ja potilasasiavastaava

Sosiaali- ja potilasasiavastaava neuvoo asiakkaita, omaisia sekä henkilökuntaa asiakkaan kohteluun, osallistumiseen ja oikeusturvaan liittyvissä asioissa.

Potilas- ja sosiaaliasiavastaavan yhteystiedot

Anne-Mari Furu, Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite

puhelinnumero 044 723 2309  

3.2.4 Muistutusten käsittely

Muistutus käsitellään viivytyksettä ja mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 2 viikon sisällä. Muistutuksen tekijälle lähetetään kirjallinen selvitys, jossa kerrotaan muistutuksen johdosta tehdyt toimenpiteet. Työntekijöitä informoidaan myös muistutuksen sisällöstä ja toimenpiteet saatetaan koko henkilöstön tietoon.  

Muistutuksen vastaanottaja: Faisa Egge, Amanihoiva Kotihoito Oy, Pitkänsillankatu 6 A 1, 67100 Kokkola.

3.2.5 Henkilöstö

Amanihoiva Kotihoidossa työskentelee lähihoitajan työssä 10 hoitajaa, joista kolme on koulutukseltaan sairaanhoitajia, viisi lähihoitajia ja kaksi sairaanhoitajaopiskelijoita. Henkilökohtaisia avustajia on yhdeksän. Esihenkilö, toimitusjohtaja, on koulutukseltaan sairaanhoitaja ja terveydenhoitaja. Heidän lisäksi Amanihoiva Kotihoidossa työskentelee yksi hallintohenkilö.

Lähihoitajina työskentelevät ovat vanhusten kotihoidon hoitajia ja henkilökohtaiset avustajat toimivat avustajina vammaisille asiakkaille.

Lähihoitajan tehtävissä työskentelevillä kotihoidon työntekijöillä on voimassa olevat lääkehoitoluvat, jotka uusitaan viiden vuoden välein. Opiskelijoilla on riittävä määrä opintopisteitä sekä tarvittava osaaminen ja kokemus, jotta voivat työskennellä lähihoitajan sijaisena. Myös opiskelijoilla on voimassa olevat lääkeluvat.

Henkilökohtaisilla avustajilla ei ole vaadittavaa koulutusta. He saavat perehdytyksen työhön ennen työn aloittamista, ja monilla heistäkin on pitkä kokemus avustajan työstä.

Sijaiset saadaan henkilökunnan sisältä osa-aikaisista työntekijöistä. Mahdollisiin pidempiaikaisiin sijaisuuksiin esihenkilö rekrytoi sijaisen yrityksen ulkopuolelta. Lisäksi henkilöstöön kuuluu ajoittain harjoittelijoita, jotka toimivat muun henkilökunnan valvonnassa. Yritys ei käytä vuokratyövoimaa.

Henkilöstöön kuuluu useita eri kieliä osaavia työntekijöitä, mistä on ollut hyötyä, jotta voimme palvella tarvittaessa myös maahanmuuttajataustaisia asiakkaita heidän omalla äidinkielellään. Suomen, ruotsin ja englannin kielen lisäksi henkilöstömme kielitaitoihin kuuluu ainakin 8 eri kieltä.      

Kotihoidossa työskentelevien hoitajien ammattioikeus tarkistetaan Julkiterhikistä ennen työsopimuksen tekemistä. Opiskelijoilta vaaditaan opintopisteistä rekisteriotteet. Työhaastettaluissa selvitetään työnhakijan kielitaito, ja sitä seurataan myös perehdytyksen aikana. Ammattitaitoa varmistetaan myös perehdytyksen aikana sekä muun muassa lääkehoitolupaan kuuluvilla näytöillä. Rekrytoitaessa uutta henkilöä työhön, tarkistetaan myös hänen henkilöllisyytensä, työkokemuksensa sekä opintosuoritteensa. Iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviä myös pyydetään näyttämään rikosrekisteriote valvontalain 28 §:n perusteella.

Perehdytys tapahtuu aina henkilökohtaisesti. Perehdytykseen käytetään riittävästi aikaa ja siihen kuuluu ensin suullinen perehdytys ja sitten asiakkaiden luona tapahtuva perehdytys työn ohessa. Uuden työntekijän perehdyttää kokeneempi työntekijän tai esihenkilö, yleensä kuitenkin aina Faisa Egge itse. Uusi työntekijä on aluksi toisen työntekijän työparina ennen itsenäistä työskentelyä. Perehdytyksessä käydään myös kaikki asiakkaat yksilöllisesti läpi. Perehdytyksessä käytetään perehdytyssuunnitelmaa, mikä varmistaa, että kaikki asiat käydään läpi. Uuden työntekijän pärjäämistä ja osaamista seurataan.

Henkilökunnalle järjestetään ensiapukoulutusta, alkusammutuskoulutus, ja myös tietosuojakoulutus tulee suorittaa. Henkilökunnalle tarjotaan tarvittaessa täydennyskoulutusta. Myös Soiten järjestämiä koulutuksia ollaan hyödynnetty. Vuonna 2020 työntekijät ovat saaneet sairaanhoitajan pitämän koulutuksen muistisairaan hyvän hoidon kriteeristöstä. Vuonna 2022 osa henkilökunnasta oli Soiten järjestämässä infektiokoulutuksessa, painehaavakoulutuksessa, näytteenottokoulutuksessa sekä koulutuksessa ikääntyneiden psyykkisistä sairauksista ja lääkehoidosta. 

Vuonna 2021 ja 2024 ollaan päivitetty henkilöstön ensiapukoulutuksia. Vuonna 2024 olemme tarjonneet henkilöstölle alkusammutuskoulutuksen, ja vuonna 2024 ja 2025 henkilöstö on suorittanut tietosuojakoulutuksen.

Työntekijöiden hyvinvointia tuetaan muun muassa siten, että vakituisille työntekijöille on tarjottu mahdollisuus kuntosalilla käyntiin ja hierontaan, jonka työnantaja on tarjonnut heille. Sairauspoissaoloja seurataan yhteistyössä työterveyshuollon kanssa. Sairauspoissaolot Amanihoivassa ovat olleet hyvin vähäisiä. Koska kotihoidon työssä ei ole normaalisti työparia eikä tiimiä fyysisesti läsnä, pyrimme tukemaan hoitajia niin, että he voivat aina olla yhteydessä esihenkilöön ja muihin työntekijöihin. Yrityksen esihenkilö on aina tavoitettavissa puhelimitse, ja työntekijät voivat kysyä häneltä aina neuvoa, jos ovat epävarmoja jossakin tilanteessa tai muuten vain tarvitsevat tukea. Aamuvuorossa on kaksi hoitajaa töissä, joten myös toiselta hoitajalta voi saada tarvittaessa tukea. Yrityksellä on Signalissa ryhmä, jossa myös saa yhteyden muihin hoitajiin ja esihenkilöön. Yrityksessä pidetään myös henkilöstöpalavereita, joissa käydään työhön liittyviä asioita läpi. Nekin osaltaan tukevat henkilöstön hyvinvointia ja työtyytyväisyyttä sekä yhteisöllisyyttä.

3.2.6 Asiakastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta

Hoitajamme sekä avustajamme työskentelevät asiakkaan luona normaalisti yksin. Kotihoidossa työskennellään kahdessa vuorossa. Aamuvuorossa hoitajia on kaksi, ja heillä on omat asiakaslistat. Iltavuorossa asiakaslistoja on vain yksi kuin myös hoitajia. Henkilöstön riittävyyttä seurataan, ja tarvittaessa palkataan lisää henkilöstöä. Uusia asiakkaita ei oteta, mikäli työntekijöitä ei ole riittävästi. 

Osalla osa-aikaisesta henkilöstöstä on mahdollisuus tehdä tarvittaessa enemmän tunteja. Näin varmistetaan henkilöstön riittävyys myös yllättävissä tilanteissa, akuuteissa poissaosoissa ja häiriötilanteissa.

Kotihoidossa työvuorosuunnittelussa hoitajia on asiakaslistojen mukainen määrä suunnitelluissa työvuoroissa. Henkilöstön riittävyys pyritään turvaamaan toimivalla toiminnanohjauksella. Asiakaslistat ovat suunniteltu siten, että ne palvelevat asiakkaan ja hänen hoitonsa tarvetta. Asiakaslistoissa asiakaskäynneille on varattu Soiten myöntämä aika. Työnsuunnittelussa on otettu huomioon työntekijän tarvitsema matka-aika ja tauot. Kokonaisuudessaan työlista on suunniteltu siten, että se on mahdollista toteuttaa sellaisenaan, vaikka yksikään asiakkaista ei olisi esimerkiksi sairaalassa. Mikäli asiakkaita on listoilta pois, voidaan listoja myös tiivistää. Asiakaslistoissa on myös aika-arviot käyntien kellonajoille, joista voi yllättävissä ja odottamattomissa tilanteissa poiketa. Tällaisia tilanteita voi olla esimerkiksi sellainen, kun jollekin asiakkaalle täytyy soittaa ambulanssi ja hoitaja joutuu jäädä odottamaan sen saapumista.

Henkilökohtaiset avustajat ovat yleensä vain tietyn tai tiettyjen asiakkaiden avustajia. Yleensä yhdellä asiakkaalla on vain 1-3 eri avustajaa, useimmiten kaksi. Tilapäisesti voidaan käyttää sijaisia, jotka yleensä löytyvät oman henkilökuntamme sisältä. Asiakkaan tunnit päivässä ovat useimmiten 3,5-7 tuntia. Asiakkaalle tulee löytää aina sopiva avustaja, ja tarvittaessa palkkaamme uusia työntekijöitä. Uusia asiakkaita ei voi ottaa, mikäli ei ole tarjota hänelle sopivaa avustajaa.

3.2.7 Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi

Yhteistyö Soiten kotisairaanhoidon kanssa on hyvin tiivistä palveluseteli/ostopalveluasiakkaiden suhteen sekä hoidon suunnittelussa että toteutumisessa ja asiakkaan voinnin seurannassa sekä etenkin lääkehoidon suhteen. Voinnin muutoksista sekä asiakkaan tarpeista ilmoitetaan Soiten sairaanhoitajalle. Mikäli huomataan, että asiakas tarvitsee esimerkiksi enemmän tukea jossakin asiasta, otetaan yhteyttä Soiteen ja ehdotetaan muutoksia hoitosuunnitelmaan ja tarvittaessa pyydetään lisää tunteja palvelusetelille. Uuden asiakkaan ottaessa palvelut Amanihoiva Kotihoidosta, Soite myöntää palvelusetelin ja antaa asiakkaan tiedot ja hoitosuunnitelman.

Yhteistyötä tehdään myös muun muassa sairaalan kanssa esimerkiksi asiakkaan kotiutuessa sairaalasta kotiin. Sairaalan henkilökunta antaa raportin ja kertoo mahdollisista muutoksista hoitoon. Tarvittaessa voimme olla myös yhteydessä päivystykseen asiakkaan hoitoon liittyen erityisesti äkillisissä asioissa ja myös ensihoidon kanssa voidaan tehdä yhteistyötä äkillisissä asiakkaan voinnin heikkenemistilanteissa.

Soiten lääkäriä konsultoidaan asiakkaiden hoitoon liittyen yleensä kotisairaanhoitajan välityksellä. Lääkäri lisäksi hyväksyy yksikkömme lääkehoitosuunnitelman sekä lääkeluvat. Soite on toimintaamme valvova taho, ja teemme paljon yhteistyötä myös valvontaan liittyen.

Vammaisten asiakkaiden palveluista teemme yhteistyötä mm. vammaispalvelutoimiston ja sosiaalityöntekijöiden kanssa, mutta myös asiakkaan sairaanhoitajan ja kotihoidon kanssa.

3.2.8 Toimitilat ja välineet

Tarjoamme palvelujamme asiakkaiden kotona. Vammaisille asiakkaille tarjoamme palveluja heidän kotinsa lisäksi myös muualla ympäristössä esimerkiksi heidän vapaa-ajan harrastuksissaan.

Henkilöstön käytössä on toimisto, jossa on sosiaaliset tilat sekä kirjaamiseen tarvittavat välineet. Toimistossa säilytetään myös tarvikkeita ja välineitä, joita tarvitaan hoitotyössä, kuten kertakäyttökäsineitä.

3.2.9 Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Lääkinnälliset laitteet

Laki lääkinnällisistä laitteista 719/2021 – Säädökset alkuperäisinä – FINLEX ®

• Henkilöllä, joka käyttää lääkinnällistä laitetta, on sen turvallisen käytön vaatima koulutus ja kokemus

• Laitteessa tai sen mukana on turvallisen käytön kannalta tarpeelliset merkinnät ja käyttöohjeet

• Laitetta käytetään valmistajan ilmoittaman käyttötarkoituksen ja -ohjeistuksen mukaisesti

• Laite säädetään, ylläpidetään ja huolletaan valmistajan ohjeistuksen mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti

• Ammattimaisen käyttäjän on ilmoitettava Fimeaan ja valmistajalle/valtuutetulle edustajalle tai maahantuojalle/jakelijalle vaaratilanteista, jotka ovat johtaneet tai olisivat saattaneet johtaa potilaan, käyttäjän tai muun henkilön terveyden vaarantumiseen

Lääkinnällisistä laitteista on tehty rekisteri ja laitteiden kuntoa seurataan ja niitten käyttö opastetaan perehdytyksen yhteydessä. Rekisterissä kerrotaan, missä laite sijaitsee, ja siihen kirjataan myös laitteiden huollot.

Toimintayksikön laiteturvallisuudesta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot (laitevastuuhenkilö): Faisa Egge, 0445066030.

Amanihoivassa käytetään asiakkaiden hoidossa tarvittavia apuvälineitä kuten verenpaine- ja verensokerimittareita sekä saturaatiomittareita. Hoitovälineet pyritään pitämään aina toimivina ja siisteinä. Niiden kuntoa testataan ja tarvittaessa hankimme uusia. Jokaisen työntekijän vastuulla on ilmoittaa käyttämänsä laitteen epätarkoituksenmukaisesta toiminnasta esihenkilölle.

Henkilökohtaiset apuvälineet kuten rollaattorin asiakas omistaa itse tai on saanut ne terveyskeskuksen apuvälinelainaamosta tai apuvälinejakelusta. Asiakasta ohjataan käyttämään edellä mainittuja palveluita. Niiden hankinnassa autetaan asiakasta ja niiden kuntoa ja sopivuutta seurataan. Myös niiden käyttöön opastetaan asiakasta.                     

Tietosuoja ja tietoturva

Yrityksen tietoturvasuunnitelman laatimisesta ja ylläpidosta vastaa tietosuojavastaava Maria Rintamäki.  Hän myös valvoo ja vastaa suunnitelman toteutumisesta yhdessä esihenkilön kanssa (mm. tietosuojakoulutukset, käyttöoikeuksien anominen ja poistaminen).

Tietoturva ja tietosuoja ovat osana perehdytystä. Tietoturvaan ja asiakaskirjahallintoon liittyvät asiat käydään läpi henkilöstön kanssa. Uuden työntekijän kanssa käydään perehdytyksessä läpi mm. tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät asiat, kirjaamisen käytännöt ja dokumenttien ja muiden tärkeiden asioiden oikeaoppinen säilytys. Henkilöstön toimintaa seurataan. Työntekijät suorittavat tietosuojakoulutuksen, tutustuvat tietoturvasuunnitelmaan ja allekirjoittavat tietosuoja- ja vaitiolovelvollisuussopimuksen. Henkilökunnalla on vaitiolo- ja salassapito velvollisuus, myös työsuhteen päätyttyä. Asiakastiedot ja asiakastietoja sisältävät paperit säilytetään annettujen määräysten mukaisesti lukitussa paikassa, ja tietokoneet suojataan asianmukaisin toimin, salasanoin ja virusturvaohjelmin. Asiakastietoja sisältäviin ohjelmiin on pääsy vain niillä, joilla on siihen asianmukainen tarve. Käyttäjäoikeus poistetaan välittömästi niiltä, joilla ei ole siihen enää tarvetta.

Jokaisen työntekijän velvollisuutena on ilmoittaa havaituista tietosuojapoikkeamista tai -loukkauksista tietosuojavastaavalle. Lisäksi työntekijän tulee tehdä poikkeamasta/häiriöstä haittatapahtumailmoitus.  Tietosuojavastaava tekee tarvittaessa ilmoituksen tietosuojaviranomaiselle. Häiriötilanteissa toimitaan yksikön varautumissuunnitelman mukaisesti. Varautumissuunnitelma on käyty henkilöstön kanssa läpi ja se löytyy yrityksen toimistosta.

3.2.10 Lääkehoitosuunnitelma

Uusittu Turvallinen lääkehoito -opas ohjaa lääkitysturvallisuuteen kaikissa lääkehoitoa toteuttavissa yksiköissä – Sosiaali- ja terveysministeriö (stm.fi)

Toimintayksikön lääkehoitosuunnitelma on päivitetty 7.12.2024.

Toimintayksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman toteutumisesta ja seurannasta vastaa esihenkilö Faisa Egge, 0445066030, amanihoiva@hotmail.com.

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyy Soiten geriatrian ylilääkäri Natalia Stepanova.

Lääkehoitosuunnitelma päivitetään vuosittain.

SAIRAANHOITAJA
Vastuu ja tehtävät Osaaminen Lääkelupa	Vastaa lääkehoidon toteutuksesta ja valvonnasta, vastaanottaa osaamisen näyttöjä, osallistuu lääkehoitosuunnitelman tekemiseen, antaa lääkkeitä. luonnollista tietä ja s.c.   Sairaanhoitajan tutkinto Lääkehoidon perusteet verkkokurssi ja osaamisen näyttö   Lääkeluvan myöntää Soiten vastuulääkäri Lääkelupa on voimassa 5 vuotta.
LÄHIHOITAJA
Vastuu ja tehtävät Osaaminen Vaativa lääkelupa Lääkelupa	Antaa lääkkeitä luonnollista tietä ja s.c., noutaa asiakkaiden lääkkeitä kotisairaanhoitajalta tai apteekista, osallistuu lääkehoitosuunnitelman tekemiseen. Lähihoitajan tutkinto Lääkehoidon perusteet verkkokurssi ja osaamisen näyttö PKV-lääkelupa ja osaamisen näyttö Lääkeluvan myöntää Soiten vastuulääkäri Lääkelupa on voimassa 5 vuotta.
HENKILÖKOHTAINEN AVUSTAJA
Vastuu ja tehtävät	Henkilökohtaiset avustajat eivät osallistu lääkehoidon toteuttamiseen.

3.2.11 Asiakastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Maria Rintamäki, 0504145499.

Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava: Maria Rintamäki.

Ovatko kaikki yksikön työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapito- ja tietoturvasitoumuksen: Kyllä.

Miten toimitaan tietosuoja- tai tietoturvapoikkeamatilanteissa: Ensin tehdään välittömät toimet poikkeaman korjaamiseksi. Henkilökunta raportoi asiasta välittömästi tietosuojavastaavalle, joka on tarvittaessa yhteydessä tarvittaviin tahoihin kuten henkilöön, jota asia koskee, tai vakavissa poikkeamissa tietosuojavaltuutettuun. Jos asia liittyy sähköiseen järjestelmään, ollaan yhteydessä järjestelmän ylläpitoon.

Henkilöstö perehdytetään asiakastietojen käsittelyyn ja henkilöstö on suorittanut tietosuojakoulutuksen.

Asiakastietoja kirjataan Amanihoiva Kotihoidossa Palse.fi -portaaliin, joka on Soiten tarjoama asiointikanava asiakaskäyntien kirjaamiseen ja laskuttamiseen. Henkilöstö perehdytetään sen käyttöön työhönperehdytyksen yhteydessä. Palse.fi -portaali on Valviran tietojärjestelmärekisterissä osana Effectoria. Sinne ei kuitenkaan tehdä hoitokirjauksia.

Kirjaaminen

Yksittäisen asiakkaan asiakastietojen kirjaaminen on jokaisen ammattihenkilön vastuulla ja edellyttää ammatillista harkintaa siitä, mitkä tiedot kussakin tapauksessa ovat olennaisia ja riittäviä.  Asiakastietoihin voi lisäksi tallentua terveydenhuollon laitteiden tuottamia hoidon kannalta tarpeellisia merkintöjä. Tehdyn työn kirjaaminen on välttämätön osa palvelutuotantoa. Kotihoidossa kirjaukset tulee tehdä viiden päivän sisällä. Asiakastyön kirjaaminen pohjautuu hoitosuunnitelman yksilöllisiin tavoitteisiin. Kirjauksissa tulee näkyä asiakkaan näkökulma ja toimintakyky. Päivittäiskirjaukset kuvailevat ja arvioivat asiakkaan tilannetta ja toimintakykyä. Ne ovat tärkeitä sekä asiakkaan, että häntä hoitaneiden ammattihenkilöiden oikeusturvan kannalta varsinkin, jos asiakkaan hoidosta kannellaan tai hoitoa joudutaan muuten jälkeenpäin selvittelemään. Asiakirjoihin on tehtävä merkinnät jokaisesta asiakkaalle tehdystä kotikäynnistä ja tehtävä merkinnät hänen tilansa mahdollisista muutoksista ja hänelle annetusta hoidosta. Ammattipätevyyden omaavalla lähi- tai sairaanhoitajalla on koulutuksen tuoma valmius asiakaskirjauksien tuottamiseen. Perehdytyksessä käydään läpi päivittäiskirjausten kirjaaminen ja sekä hoitosuunnitelman rakenne. Toimistolla on riittävä määrä työpisteitä, jossa työntekijällä on mahdollisuus tehdä kirjallisia työtehtäviä. Kotihoidon henkilökunnalla on vastuu kirjata asiakkaan tietoihin tehdyt hoitotoimenpiteet ja huomiot viipymättä. Kotihoidon esihenkilöillä on vastuu kotihoidon kirjaamiskulttuurista ja sen kehittämisestä. Kirjaamiskäytäntöjä ja kertomuskirjauksia seurataan ja kehitetään asiakaslähtöiseksi, tarvittaessa järjestetään ohjausta ja koulutusta. Asiakkaan tiedot on päivitettävä aina tarvittaessa, epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä. Toimintayksikössä noudatetaan tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä sekä yksikölle laadittuja asiakastietojen kirjaamiseen liittyviä ohjeita. Tällä hetkellä kirjaukset tehdään käsin toimintayksikön odotellessa Soiten päätöstä mahdollisesta asiakastietojärjestelmän tarjoamisesta palveluntuottajille Palse.fi -portaalin rinnalle, sen jälkeen, kun päätös tuli Palse.fi -portaalin kelpaamattomuudesta hoitotietojen kirjaamiseen. Asiakkaisiin liittyvät asiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa ja arkistoidaan arkistolainsäädännön mukaisesti. Tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa rekisteröidyn (henkilön, jonka tietoja käsitellään) oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Henkilötietojen käsittelyn on aina perustuttava lakiin. Henkilötietojen käsittelyn on oltava asianmukaista ja tapahduttava aina tiettyä tarkoitusta varten joko asianomaisen henkilön suostumuksella tai muulla laissa säädetyllä perusteella.

3.2.12 Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen hyödyntäminen

Amanihoiva Kotihoidossa käytössä olevia palautteen keräämisen tapoja:

• Suoraa palautetta voi antaa sähköpostilla, nettisivuilla osoitteessa amanihoiva.fi, puhelimitse, suullisesti asiakaskäynneillä hoitajalle tai avustajalle tai kirjeitse postiosoitteeseen.

• Amanihoivan omilla asiakastyytyväisyyskyselyillä (pyritään tekemään eri aikaan kuin THL:n kysely).

• Kansalliset asiakaskokemuskyselyt, THL:n ”Kerro palvelustasi” – kysely tehdään joka toinen vuosi. Lakisääteisen seurannan piirissä ovat palvelua säännöllisesti ja pitkäaikaisesti saavat iäkkäät asiakkaat kotihoidossa ja ympärivuorokautisessa asumisessa.

• Asiakasturvallisuuteen liittyvissä tilanteissa osoitteessa Soite.fi/palaute.

Suorat palautteet käsitellään mahdollisimman pian, viimeistään 12 vuorokauden kuluttua niiden saapumisesta. Mikäli asiakas on jättänyt yhteystietonsa, asiakkaalle vastataan. Kaikkea saatua palautetta ja asiakaskokemustietoa hyödynnetään käytännössä ja osana palveluiden kehittämistä.

Ensisijaisesti toivotaan palautetta annettavan suoraan palvelua tai hoitoa antaneelle työntekijälle tai hänen esihenkilölleen. Myös erilaisten ongelmatilanteiden selvittämisessä paras tapa on selvittää asiaa ensin kyseessä olevan henkilön tai hänen esihenkilönsä kanssa. Saatu palaute käsitellään yhdessä henkilökunnan kanssa ja mietitään mahdolliset korjaavat toimenpiteet tai laaditaan asiaa selventävä vastine. Amanihoiva kotihoidossa on avoin ilmapiiri ja palautteen antamiseen kannustetaan, ja tarvittaviin korjaaviin toimenpiteisiin on yhteinen tahtotila.

Palautetta voi antaa myös vaaratapahtumiin ja asiakasturvallisuuteen liittyvissä epäkohdissa sähköisesti hyvinvointialueen internetsivuilla osoitteessa Soite.fi/palaute.

 3.3 Omavalvonnan riskien hallinta

3.3.1 Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaa esihenkilö Faisa Egge. Jokaisen työntekijän vastuulla on noudattaa turvallisuusohjeita ja kerrata niitä aina tarvittaessa. Näin tekemällä jokainen voi varmistaa turvalliset työolosuhteet itselleen ja muille. Työntekijällä on myös velvollisuus ilmoittaa työnantajalle kohtaamistaan turvallisuuspuutteista. Toimintayksikön työperäiset riskit on arvioitu 4.11.2024. Riskejä tunnistetaan muun muassa STM:n riskien arviointi -työkirjan avulla yhdessä henkilöstön kanssa.

Kotihoidon tunnistettuja asiakasturvallisuuteen liittyviä riskejä ovat mm.:

• Asiakkaan kaatuminen tai muut tapaturmat, joiden seurauksena asiakas voi loukata itsensä. Toimen piteet riskin poistamiseksi tai pienentämiseksi on asianmukaisten apuvälineiden käyttö ja mahdollisten kulkuesteiden poistaminen. Asiakasta avustetaan myös turvarannekkeiden ja muiden turvalaitteiden hankkimisessa ja käytössä.
• Lääkehoitoon liittyvät riskit, jotka on eritelty lääkehoitosuunnitelmassa, joiden vaikutuksina voi olla pahimmillaan kuolema. Toimenpiteet riskien poistamiseksi: tarkistetaan asiakkaan nimi lääkepakkauksista tai annosjakelupusseista, lääkkeet säilytetään mahdollisuuksien mukaan asiakkaan lukollisessa lääkekaapissa, seurataan asiakkaan lääkkeen ottoa, lääkkeen nimi, käyttötarkoitus, annostus ja antotapa tarkistetaan aina ennen lääkkeen antamista (mikäli lääke ei ole valmiissa anjapusseissa tai jaettuna dosettiin), pyydetään asiakkaan lääkkeet aina anjapusseihin kun mahdollista ja tehdään kirjaukset lääkkeiden annosta.
• Tiedonkulun ongelmat ja kommunikaatiovirheet, jolloin seurauksena voi olla asiakasturvallisuuden vaarantuminen. Toimenpiteet riskin poistamiseksi tai pienentämiseksi: Asiakastietojen kirjaaminen ja kattava perehdytys, hoitosuunnitelmiin tutustumisen varmistaminen, viestinnän selkeys ja oikea-aikaisuus, saumaton yhteistyö (asiakas, omaiset, Soite), raportin anto työntekijöiden välillä, henkilöstöpalaverit, säännöllinen viestintäkanavan käyttö reaaliaikaisen tiedon jakamiseen.
• Henkilöstön vaihtuvuus, jolloin seurauksena voi olla, että asiakkaan toimintakyvyn muutokset jäävät huomioimatta ja palvelun ja hoidon jatkuvuus kärsii. Riskejä voidaan poistaa tai vähentää lisäämällä kommunikaatiota hoitajien välillä, palavereilla, uusien työntekijöiden hyvällä perehdytyksellä ja raportoinnin huolellisella tekemisellä sekä sillä, että käytetään samoja, tuttuja sijaisia.
• Hoitohenkilöstön saatavuus / riittämättömyys, jolloin seuraus voi olla se, että joudutaan käyttämään ulkopuolisia sijaisia, jotka eivät tunne asiakkaita tarpeeksi hyvin ja hoidon laatu laskee. Riskejä voidaan poistaa tai vähentää johtamisella ja palkkauksella, varautumalla sijaisten hankintaan ja perehdyttämällä heitä hyvin etukäteen.
• Tartuntataudit, joita voi ehkäistä hyvällä hygienialla ja suojavarusteiden käytöllä. Sairaan tai oireisen asiakkaan luona käytetään tarvittaessa parempia suojavarusteita ja hygieniaa tehostetaan. Epidemioissa ja pandemioissa toimitaan hyvinvointialueelta tulleiden ohjeiden mukaan.

Jokaisen työntekijän perustehtävään kuuluu havainnoida turvallisuuteen liittyviä tapahtumia, ilmoittaa niistä ja vaikuttaa turvallisuuteen osallistumalla korjaavien toimien suunnitteluun ja toteutukseen. Riskienhallinta ja omavalvonta ovat osa jokapäiväistä arjen työtä palveluissa. Asiakasturvallisuutta vaarantavien riskien tunnistaminen on omavalvontasuunnitelman ja omavalvonnan toimeenpanon lähtökohta. Ilman riskien tunnistamista ei riskejä voi ennaltaehkäistä eikä toteutuneisiin epäkohtiin voida puuttua suunnitelmallisesti. Omavalvonta perustuu riskienhallintaan, jossa palveluun liittyviä riskejä ja mahdollisia epäkohtien uhkia tulee arvioida monipuolisesti asiakkaan saaman palvelun näkökulmasta. 

Tietoliikennehäiriöihin on varauduttu varautumissuunnitelman mukaisesti. Kotihoidon asiakaslistat pidetään ajan tasalla ja talletetaan tietoturvallisesti, josta ne ovat saatavilla poikkeusoloja turvaamaan. Henkilökunnalla on Signal-viestiryhmä, jossa voidaan tarvittaessa viestiä työvuoroa koskevista asioista. Signal-viestiryhmässä viestittely tapahtuu tietoturvallisesti. Päivittäiseen asiakastyön kirjaamiseen kiinnitetään jatkuvaa huomiota, ja se vaatii jatkuvaa kehittämistä.

Työntekijää kohdanneesta työtapaturmasta tehdään välittömästi ilmoitus esihenkilölle ja asiasta ollaan tarvittaessa yhteydessä työterveyshuoltoon. Työntekijä täyttää vakuutusta varten yhdessä esihenkilönsä kanssa työtapaturmailmoituksen. 

Haittatapahtumista tehdään ilmoitukset manuaalisesti ja ne arkistoidaan. Ilmoituksia ja niiden aihesisältöjä käsitellään henkilöstöpalaverissa säännönmukaisesti ja pyritään henkilökunnan kanssa löytämään kehittäviä tai korjaavia toimenpiteitä. Toiminnallisten riskien hallinta tukee johtamista ja on olennainen osa toiminnan kehittämistä. Tavoitteena on tunnistaa ennakoiden toimintaan liittyvät vaarat ja altistavat tekijät sekä arvioida niiden vaikutusta. Menettelytapaan sisältyy vakiintuneen toiminnan sekä toiminnan muutosten riskien arviointi ja hallinta, riskien merkittävyyden arviointi ja niiden toistumisen estäminen.

3.3.2 Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely

Riskien hallinnan prosessi

1. Työntekijä ilmoittaa asiakasturvallisuuteen liittyvät vaaratapahtumat, epäkohdat tai epäkohdan uhat sekä työturvallisuuteen, toimintaympäristöön, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät havainnot ja tapahtumat täyttämällä haittatapahtumalomakkeen. Akuuteista tapahtumista ja vaaroista työntekijä ilmoittaa myös välittömästi esimiehelle puhelimitse.
2. Asiakkaiden hoitoon liittyvien haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelyyn kuuluu niiden kirjaaminen, analysointi ja raportointi. Amanihoiva kotihoidon esihenkilö tai tietosuojavastaava vastaa ilmoitusten käsittelystä, tarvittavien korjaavien ja ehkäisevien toimien suunnittelusta ja toteutuksesta tapahtumien toistumisen estämiseksi. Esihenkilön tulee käsitellä tapahtumia säännöllisesti yhdessä henkilöstön kanssa. Esihenkilö vastaa suunnitelmien ja toteutettujen toimien kirjaamisesta ja seuraa toteutettujen toimien vaikutuksia. Esihenkilö vastaa, että tarvittavat korjaavat ja ehkäisevät toimet suunnitellaan ja toteutetaan tapahtumien toistumisen estämiseksi, ja toimien vaikutuksia seurataan. Työturvallisuudesta ja työn riskitekijöistä keskustellaan yksikön arjessa ja henkilöstöpalavereissa. Henkilöstöpalaverien muistiot annetaan kaikkien hoitajien luettavaksi.
3. Riskinhallinnassa saatua tietoa hyödynnetään kehittämistyössä. Ilmoitusten perusteella mietitään muutostarpeita ja kehittämiskohteita. Vastuu riskinhallinnassa saadun tiedon hyödyntämisestä kehitystyössä on esihenkilöllä, mutta työntekijöiden vastuulla on tiedon saattaminen johdon tiedoksi. Haittatapahtumien käsittelyyn kuuluu myös niistä keskustelu työntekijöiden, asiakkaan ja tarvittaessa omaisen kanssa. Jos tapahtuu vakava haittatapahtuma, esihenkilö informoi siitä Soitea, tai muita tahoja, joille asia kuuluu (esim. tietosuojavaltuutettu, aluehallintovirasto tai Valvira). Myös työntekijä tai asiakas voi ilmoittaa vakavista asiakasturvallisuuteen liittyvistä haittatapahtumista Soitelle osoitteessa Soite.fi/palaute.
4. Työntekijää kohdanneesta työtapaturmasta tehdään välittömästi ilmoitus esihenkilölle ja asiasta ollaan tarvittaessa yhteydessä työterveyshuoltoon. Työntekijä täyttää vakuutusta varten yhdessä esihenkilönsä kanssa työtapaturmailmoituslomakkeen. Henkilöstölle varmistetaan myös tarvittava tuki (esim. kriisiapu) työterveyshuollon kanssa yhteistyössä ja akuuteissa kriisitilanteissa mahdollisesti sosiaali- ja kriisipäivystyksestä.
5. Laatupoikkeamien, epäkohtien, läheltä piti -tilanteiden ja haittatapahtumien varalle määritellään korjaavat toimenpiteet, joilla estetään tilanteen toistuminen jatkossa. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa tilanteiden syiden selvittäminen ja tätä kautta menettelytapojen muuttaminen turvallisemmiksi. Myös korjaavista toimenpiteistä tehdään seurantakirjaukset ja ilmoitukset, jotka tiedotetaan tarvittavassa laajuudessa henkilöstölle. Asiat otetaan esille yhteisenä oppimisena, ei syyllistäen. Etsitään tapahtumille ratkaisuja ja ennakointia, jotta vältyttäisiin vastaavanlaisilta tapahtumilta. Riippuen aihepiiristä, asiakas ja hänen läheisensä informoidaan tapahtuneesta haittatapahtuman luonteen vaatimalla tavalla. Korjaavat toimenpiteet toteutetaan mahdollisimman nopeasti ja niiden toteutumista seurataan.

Valvontalain 29 §:n mukaista ilmoitusvelvollisuutta koskevat menettelyohjeet

Sote-valvontalain 29 § velvoittaa työntekijän ilmoittamaan viipymättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle, jos hän tehtävissään huomaa tai saa tietoonsa epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa taikka muun lainvastaisuuden.

Tällä hetkellä haittatapahtumista ilmoitetaan suullisesti viipymättä yksikön esihenkilölle sekä kirjataan haittatapahtumailmoitus. Ilmoitukseen tulee kirjata ilmoittajan nimi sekä tapahtuman kuvaus ja ajankohta. Ilmoitus voidaan tehdä salassapitosäännösten estämättä. Mikäli epäkohtaa tai ilmeisen epäkohdan uhkaa ei saada poistettua, tulee tehdä ilmoitus aluehallintovirastoon. Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sen käyttöön liittyvistä asioista. Ilmoitusvelvollisuuden toteuttamista koskevat menettelyohjeet on sisällytettävä palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaan. (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta, 30 §)

Esihenkilö vastaa siitä, että työntekijä tietää ilmoitusvelvollisuudestaan sekä siitä, miten ilmoitus tehdään ja käsitellään. Ilmoittamisvelvollisuutta käsitellään perehdytyksen yhteydessä ja asiasta muistutetaan säännöllisin väliajoin myös henkilöstöpalaverissa.

Valvovien viranomaisten ohjaus- ja valvontakäynnit

Valvontakäynti on työyhteisön yhteinen asia, johon valmistaudutaan yhdessä. Kirjallisten tehtävien osalta esihenkilöllä on oma roolinsa, mutta keskeisiä asiasisältöjä käydään myös koko henkilöstön kanssa läpi tiedottaen ja ohjaten. Selvityspyyntöihin vastaa pääasiassa esihenkilö apunaan hallintohenkilö. Toimintatapojen muutoksista ja korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan henkilökunnalle palavereissa tai yhteisen viestikanavan kautta.

3.3.3 Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen

Amanihoiva Kotihoidossa on henkilöstölle tehty kansio, joka sisältää häiriötilanteisiin liittyviä ohjeita. Kansio on osa perehdytystä. Kansion sisältöjä on uhka- ja vaaratilanteissa toimiminen, toimintaohjeet tulipalojen varalle, yksintyöskentelyyn, uhkaavien asiakkaiden varalle, asiakkaan katoamisen varalle, asiakkaan kuoleman varalle, ohje turvalliseen kotikäyntiin, tietoa ilmoitusvelvollisuudesta, riskien arviointi -työkirja, tietoturvasuunnitelma ja valmiussuunnitelma häiriö- ja poikkeustilanteisiin. Lisäksi määrävälein toteutetaan aihepiiriin sopivaa lisäkoulutusta.

Muita riskienhallinnan/omavalvonnan ohjeita ja keinoja ovat muun muassa kirjaukset, omavalvontasuunnitelma, työpakkaselvitys, lääkehoitosuunnitelma, työntekijöiden perehdytys, tietosuoja- ja salassapito-ohjeet, tietosuojakoulutukset, ensiapukoulutukset, alkusammutuskoulutukset, lääkehoitokoulutukset, -tentit ja -näytöt, haittatapahtumailmoitukset ja laiterekisteri.

Kotihoidon lääkehoitosuunnitelma sisältää lääkehoidon riskien tunnistamisen menettelytavat ja vastuut sekä ohjeistuksen dokumentoinnista ja lääkkeiden turvallisesta säilyttämisestä.

Hoitajat arvioivat asiakkaiden kotien turvallisuutta käynneillä. Riskienhallinnan toimivuutta seurataan myös haittatapahtumailmoituksia seuraamalla. Yksittäisten korjaustoimenpiteiden toteutumista seurataan esimerkiksi tarkistamalla toimenpiteiden toteutus asianomaisia henkilöitä kuulemalla.

Infektioiden torjunta

Asiakkaiden luona hyvä hygienia ja tarvittavien suojainten käyttö on tärkeä osa riskien hallintaa. Mikäli asiakkaalla todetaan tarttuva tauti tai sen oireita, suojainten käyttöä tarvittaessa lisätään ja hygieniaa tehostetaan. Amanihoiva kotihoito saa aina tarpeen mukaan yksilöidyt toimintaohjeet hyvinvointialueelta. Hygienia-asiat ovat osa perehdytystä. Henkilökuntaa myös muistutetaan säännöllisesti mm. hyvän käsihygienian toteuttamista, ja erityisesti silloin, kun jollakin asiakkaalla on oireita jostakin tartunnasta. Tarvittaessa annetaan lisäkoulutusta infektioiden torjunnasta. Epidemioiden ja pandemioiden aikana toimitaan hyvinvointialueelta saatujen ohjeiden mukaan. Käytössä olevien suojainten ja desinfektioaineiden kulutusta seurataan ja hoitajat ilmoittavat niiden tilaustarpeista.

3.3.4 Ostopalvelut ja alihankinta                  

Käytössämme ei ole alihankintaa tai ostopalveluja.

3.3.5 Valmius ja jatkuvuudenhallinta

Toimintayksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmiussuunnitelman laadinnasta vastaa esihenkilö yhdessä hallintohenkilön kanssa. Valmiussuunnitelma on laadittu, ja yksikössä on myös häiriötilannekansio, johon on koottu ohjeet eri poikkeus- ja häiriötilanteisiin (ks. luku 3.3.3).

Valmius ja jatkuvuudenhallinta tarkoittaa Amanihoivassa sitä, että toiminta voi jatkua ja asiakkaat voivat saada palvelua poikkeus- ja häiriötilanteista huolimatta. Henkilöstö tietää, kuinka toimia häiriötilanteissa, ja on tehty suunnitelmat erilaisten tilanteiden varalle.

4. Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja

päivittäminen

4.1 Toimeenpano

Valmis omavalvontasuunnitelma esitellään henkilökunnalle ja jokaiselta työntekijältä kerätään lukukuittaus omavalvontasuunnitelman läpikäymisestä. Omavalvontasuunnitelman sisältö kaikkineen on osa uuden työntekijän perehdyttämistä. Valmis omavalvontasuunnitelma on luettavissa toimistossa tulostettuna tai Amanihoiva Kotihoidon verkkosivuilla. Omavalvontasuunnitelman päivitys toteutetaan yhteistyössä henkilöstön kanssa vuosittain ja lisäksi tarvittaessa, ja siitä tiedotetaan koko henkilöstöä.

4.2 Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

Omavalvontasuunnitelma julkaistaan yrityksen verkkosivuilla, ja se on kaikkien esillä myös toimintayksikön toimistossa. Omavalvontasuunnitelma päivitetään vuosittain tai viiveettä, jos toiminnassa tapahtuu palvelujen laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Suunnitelman toteutumista seurataan ja seurannassa havaitut puutteellisuudet korjataan. Muutoksista tiedotetaan henkilöstölle.